A empresa ENTREVISTADA foi a PHD Virtual – Agência Digital. Sua razão social é a PHD EMPREENDIMENTOS VIRTUAIS LTDA. Seu nome fantasia: PHD Virtual. Seu endereço: Rua Segundo Wanderley, 855-B, Sala 127, Centro Empresarial Barro Vermelho, Natal-RN. Sua atividade é 90% voltada para Marketing em Internet e 10% em outros serviços de publicidade tradicional. Seus principais serviços são: Confecção de Sites e Sistemas de Plataforma Web; Hospedagens de Sites e dos Sistemas; Atualização de Sites; Produção e envio de Newsletters; Confecções de artes em geral como para cartões de visita, folders, cartazes e etc; Mobile Marketing através de mensagens de Celular (Torpedos); Vinculação de anúncios nos portais da companhia: PipaOnline.com.br (Portal turístico da Praia de Pipa – Voltado para anunciantes da região); RNTUR.com (Portal turístico do estado do RN – Voltado para anunciantes de todo o estado); NatalNoivos.com (Portal destinado ao ramo de casamentos – Voltado para anunciantes do ramo – Porta de captação de clientes para sites de casamentos (tipo www.nomedocasal.com.br e lá consta história do casal, Confirmação de presença online, listas de presentes, fotos do casal, fotos após a festa, vídeos e etc).

A empresa conta hoje com 01 estagiário, 01 webdesign e os 03 sócios (01 deles formado em publicidade e propaganda com pós graduação em marketing – 01 formado em administração e com uma experiência de mais de 15 anos de negócios e 01 estudante de administração com uma experiência de 10 anos em sites e de 4 como empreendedor).

Foi criada em Abril/2005, sendo que ao longo do tempo que os projetos foram saindo e resultando na forma que hoje os possui.

Entrevista com DANILO ARAUJO XAVIER, DIRETOR PRESIDENTE DA PHD VIRTUAL.

SuaMente.com.br) Na sua opinião quais as funções que os gerentes desempenham nesta organização?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: A gerência aqui tem a função de comandar o setor de desenvolvimento (tanto gráfico quanto de programação) e de manutenção dos projetos. Temos que ter muito cuidado com a fiscalização no desenrolar de cada projeto. Somos uma agência digital e nosso forte é o cumprimento dos prazos prescritos em contrato. Aqui o cliente não reclama que não entregamos projeto na data marcada. Também é responsável pelo financeiro e área comercial. Somos pequenos ainda, por isso dá ainda para juntar atividades em uma função.

Comentários: Como podemos perceber a PHD Virtual é uma empresa nova e de pequeno porte, onde os sócios dividem as funções gerenciais entre si, em uma estrutura de organização simples, para utilizar os recursos de forma eficiente e entregar seus projetos com eficácia.

SuaMente.com.br) Que papéis você acha que os gerentes desempenham nesta organização?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: Interpessoais, Processamento de Informações e Decisão.

Comentários: O trabalho no dia-a-dia dos sócios da PHD Virtual envolve negociações internas (entre si) e externas (com os clientes), ações de integração e motivacionais com seus funcionários. Busca de informações que sirvam de recursos para desenvolver projetos inovadores e melhoria contínua da organização.

SuaMente.com.br) Que características pessoais você acha que uma pessoa deve ter para ser gerente nesta organização?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: Dedicação. Tem horas que se trabalha 19 horas em 01 dia. Essa função está com um dos sócios. É preciso acreditar no crescimento da agência. Não é fácil você as vezes ter 5 ou 6 projetos para entregar numa semana, ter 03 a 04 reuniões com clientes todos os dias, fechar contrato e fazer a contabilidade da agência. Só uma pessoa muito qualificada e com dedicação que poderia ser da gerência aqui – Não é a toa que ela está com um dos sócios – 1 Funcionário trabalhando um expediente por dia, não daria conta. Não temos fim de semana, fim de semana é para quem pode e nós ainda não podemos ter isso.

Comentários: Pode-se perceber a necessidade de pessoas com habilidades intelectuais para o entendimento do processo produtivo, competências interpessoais, a fim de estar sempre afinado com o alcance dos objetivos de toda a equipe de trabalho e bem relacionado com fornecedores e clientes, além de conhecimentos técnicos sobre sistemas de computadores, programação, marketing e web.

SuaMente.com.br) Observe que tipos de tecnologia a organização utiliza e como ela a obtêm.

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: Na PHD, a tecnologia é usada com computadores de última geração, ar-condicionado split que economizam 40% em energia, uma rede wireless que permite os computadores fiquem online sem necessidade de fios, uma conexão FTP com o servidor da empresa que permite que as manutenções sejam feitas de casa pelo programador fazendo uma conexão pela casa dele nos finais de semana ou em horário não comercial, uma câmera instalada no escritório para monitoramento online da sala em caso de ausência de gerência, organização nos e-mails para se saber hora de entrada e solução de problemas pela equipe, avisos SMS automáticos (100% lida) para avisos a equipe como data de entrega de projetos, reuniões da diretoria e reunião geral e etc.

Comentários: A empresa encaixa-se em um segmento de mercado onde a qualificação profissional é bastante necessária, percebe-se uma grande preocupação dos gerentes com uma gestão de pessoas e capital intelectual eficiente, o sucesso dos projetos depende, em grande parte, dos conhecimentos e habilidades da equipe.

SuaMente.com.br) Observe a organização como um grupo de pessoas: como se apresentam a cultura e o clima organizacionais?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: O que se pode notar é um bom clima. Os funcionários vestem bem a camisa, pois são doutrinados aqui a dar o máximo de si, pois quanto mais a agência cresce, mais eles tem a ganhar. Os horários são flexíveis, não há um ditador que crucifica alguém se chegar atrasado, o lema aqui é não atrasar nenhum serviço. Se não poder chegar no horário um dia ou outro, sempre o funcionário avisa, mas nunca deixa a agência na mão, fica as vezes até depois do expediente e dá suporte de casa, sempre pensando no maior segredo da agência: fidelização de seus clientes, com cumprimento dos prazos e boa qualidade.

SuaMente.com.br) A empresa preocupa-se em medir a produtividade?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: Claro! Isso aí é regra na PHD. Escritório não é local de contar piada, é local de produção. Um horário estratégico de presença de pessoal na sala é montado para que a concentração não seja quebrada. Os projetos tem dia para começar e para terminar. Fugir do prazo só se for para entregar antes do previsto.

SuaMente.com.br) Como a empresa cuida da eficácia?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: O importante não é ser perfeito e sim deixar o cliente satisfeito. Um exemplo: Certa vez batemos cabeça com um sistema que funcionava em um servidor X e quando estávamos mexendo nele para um servidor Y nada de funcionar. O projeto era para ser entregue neste dia e nada de funcionar. Nessas horas, não adianta querer fazer os passos certos no local certo, é preciso improvisar. O servidor do cliente não estava prestando para nosso sistema e o prazo era hoje, agora. Realizamos então uma manobra técnica de instalação do mesmo sistema em um servidor X nosso que funciona, de um modo que o cliente jamais saberá se ele esta no X ou Y. O importante foi a entrega do projeto no dia marcado. O cliente recebeu o produto e o usou satisfatoriamente e ainda indicou outros 3 projetos de amigos. Se ligássemos para ele e tentássemos explicar isso poderia até ter o perdido. Ele não quer saber de seus problemas, ele não contratou isso, contratou a coisa funcionando no dia X, hora Y!

Comentários: A variável principal para medir a produtividade na PHD Virtual é a quantidade de contratos fechados por mês, e para avaliar sua eficácia a empresa monitora com rigor o prazo de entrega de seus projetos. Pode-se perceber o engajamento da equipe para manter estes índices em alta, resultando no sucesso de outro indicador muito importante, a satisfação do cliente. Para isso deve-se buscar a eliminação do desperdício de tempo e recursos e planejamento estratégico.

SuaMente.com.br) Tente captar de forma indireta se esse planejamento é reativo, proativo ou equilibrado, como a organização age em relação a eventos futuros e a qual das quatro condições obedece a essa previsão. Comente suas observações.

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: O planejamento é de conquista de mercado. Temos uma programação de tempo x faturamento x crescimento. Fazemos planos para o futuro tanto para a estrutura (contratação de mais pessoal, equipamento, estrutura física maior), para conquista de mercado, e também do lado financeiro. Ninguém pode ter certeza do mercado daqui alguns anos. Mechemos com tecnologia e isso muda muito. Hoje é o flash que ta na moda, amanhã não é mais, é preciso ler muito sobre as tendências e novidades e sempre inovar. Quem manda no que você vende não é você, nem seu pai, é o mercado. Ele quem dita o que você vai vender. Você não vende algo que você acha legal e o mercado não acha. Vendemos necessidades e essas necessidades mudam com o tempo ou podem até acabar, fazemos proteções financeiras para evitar quebra. Fazemos algo aqui que acho que nenhuma agência faz (ao menos desconheço). Nós aplicamos uma % do lucro da agência todos os meses em bolsa de valores e operamos o dinheiro lá (temos conhecimento para isso). Já temos capital legal girando e todo mês subindo (com lucro com operações e mais envio de capital). Em 5 ou 10 anos, esse lado poderá até superar o lucro da agência em serviços, ou seja, o que ia ser faturado daqui 5 ou 10 anos de crescimento, teríamos mais de 2x do esperado. Confio no mercado e acho que estamos fazendo algo muito bem estruturado e pode ser um diferencial enorme no poder de barganha nosso com a concorrência quando o dinheiro pesar mais do que algo. São coisas do mercado e temos que está preparados. Os sócios tem outros negócios e estão bem financeiramente. Até a vida pessoal influi nessas horas. Estamos indo para cima deles (da concorrência) pois acreditamos no ditado: Engula ou será engolido. A gente nota isso quando agências maiores vêem nosso crescimento como uma ameaça e tenta de todo jeito te prejudicar, o mercado é esse. Quem não é cliente da TIM e recebeu ligação da OI ou da CLARO para migrar de operadora? O mercado não está para dá bobeira.

SuaMente.com.br) Existem objetivos gerais ou missão explícita? Quais? Quais os tipos de objetivos que você verificou que existem e como são tratados e divulgados aos colaboradores?

DIRETOR PRESIDENTE DANILO ARAUJO XAVIER: Missão: “Atender com rapidez e qualidade clientes que utilizam a rede mundial de computadores para algum fim”. Visão: “Nos tornamos, na próxima década, a Maior Agência Digital da América. Ampliando investimentos, oferencendo nossos serviços de qualidade ao continente. Quando isso for alcançado se deseja mais e é assim que funciona aqui. Temos uma paixão por crescimento. Temos motivação. Cada contrato fechado é um passo, cada contrato significa obrigatoriamente mais faturamento, pois o contrato em 90% dos casos é de confecção e manutenção mensal. Temos apenas 2 anos de vida e já temos lucros interessantes e a quantidade de novos projetos que vem aparecendo só nos anima. O colaboradores tem um plano de carreira aqui, nós pagamos o que nenhuma agência paga e damos participação nos lucros de tudo que é trazido para cá. E não é 1%, 5%…quem trás projeto para aqui leva 20% e isso passa um ar de sociedade para a equipe. Que é pequena, fixa e produtiva. Todos vibram com o crescimento, ninguém quer sair daqui, quer que dê certo, quer que cada vez mais tenhamos mais espaço. Pois quem vestir a camisa, sabe que tem lugar em algum cargo administrativo aqui no futuro. Nosso planejamento é ambicioso, porém real.